Il giorno in cui
non sei più solo
Il passaggio da professionista singolo a studio con collaboratori non è un problema di spazio. È un problema di agende che si pestano i piedi, di cartelle che vede chi non dovrebbe, e di fine mese che non torna. Questa pagina racconta cosa succede in FisioHub dal momento in cui inviti il primo collega.
Inviti il collega
Un link, non una password condivisa.
Il modo in cui la maggior parte degli studi inizia a lavorare in due è passandosi le credenziali. Funziona finché non devi licenziare qualcuno, finché nessuno chiede chi ha aperto quella cartella, e finché il commercialista non chiede quante sedute ha fatto ciascuno.
In FisioHub ogni persona ha il suo accesso. Mandi un invito via email, il collega si sceglie la password, e da quel momento tutto quello che fa è suo: le sue sedute, le sue note, le sue firme.
I quattro ruoli
- Titolare — tu. I permessi non ti si applicano, vedi e fai tutto. Sei l'unico che può cancellare lo studio o cambiare il piano.
- Co-titolare — il socio. Come te su tutto il resto, ma non tocca abbonamento e fatturazione dello studio.
- Terapista — il collaboratore clinico. Ha la sua agenda e le sue cartelle, con i permessi che gli dai tu.
- Assistente / segreteria — chi sta al telefono e all'accettazione. Nella maggior parte degli studi ha accesso pieno all'operatività, perché deve poter rispondere a tutto senza rimbalzare la chiamata. Resta comunque tuo il diritto di stringere, permesso per permesso.
Una regola che vale la pena conoscere: nessuno può promuovere se stesso. Un terapista non può darsi i permessi del titolare nemmeno provandoci dai comandi interni — è bloccato a livello di database, non nascosto nell'interfaccia.
Decidi cosa vede
26 permessi in quattro aree. Quattro livelli già pronti se non vuoi impazzire.
Questa è la parte che gli studi sottovalutano e che poi diventa il problema, perché ogni studio la imposta a modo suo. In molti la segreteria fa da perno e ha accesso pieno, perché deve poter rispondere a qualsiasi domanda al telefono senza chiamare te. Il terapista invece di solito vede l'economia delle proprie sedute e non quella dei colleghi: non è sfiducia, è che i compensi degli altri non lo riguardano.
In FisioHub i permessi sono ventisei, divisi in quattro aree. Puoi partire da uno dei quattro livelli preconfigurati e poi ritoccare quello che serve.
Configurazione tipica: la segreteria vede tutto quello che serve per far girare lo studio, il terapista vede l'economia delle proprie sedute e non quella dei colleghi. Ogni pallino resta regolabile, questo è il punto di partenza e non una gabbia.
Base
Vede solo la propria agenda e i propri pazienti. Niente economia, niente gestione. Il livello con cui far partire un tirocinante.
Intermedio
Agenda di tutti, cartelle dei pazienti, ma solo l'economia delle proprie sedute. Il livello del collaboratore che lavora in autonomia.
Completo paziente
Tutti i pazienti e tutta l'operatività dello studio, gestione di team e piano escluse. Il livello tipico della segreteria.
Accesso totale
Tutto tranne abbonamento e cancellazione dello studio. Il socio o il responsabile di sede.
Dove vengono applicati: non solo nell'interfaccia. Ogni permesso è rinforzato dalle regole del database, che è il livello sotto a tutto. Anche se qualcuno provasse a chiamare direttamente il sistema saltando le schermate, riceverebbe lo stesso rifiuto. Vale identico su computer e su telefono.
L'agenda diventa condivisa
Cinque modi di guardare la stessa settimana, perché studi diversi ragionano in modo diverso.
Un'agenda per una persona sola è una colonna di ore. Un'agenda per quattro persone è un problema di layout, e non esiste un layout che vada bene a tutti: chi ha tre terapisti fissi ragiona per persona, chi ha due sale contese ragiona per stanza, chi ha molti buchi da riempire ragiona per copertura.
Per questo la vista settimana ha cinque modalità, e la scegli tu.
Le cinque modalità
- Classica — la griglia di sempre, ore per giorni. Utile quando gli operatori sono due.
- Timeline per persona — una riga per operatore, la giornata che scorre in orizzontale. Si vede a colpo d'occhio chi è pieno e chi è scoperto.
- Pile cronologiche — gli appuntamenti impilati in ordine di orario, senza griglia. Legge bene su schermi piccoli.
- Griglia con chip — ogni seduta è una pastiglia compatta. Densa, per chi fa quaranta sedute al giorno.
- Roster — la vista di chi organizza: le celle scoperte mostrano un pulsante ASSEGNA, e riempi i buchi senza aprire nulla.
Si aggiorna da sola. Se la segretaria prende un appuntamento mentre tu hai il calendario aperto, lo vedi comparire senza ricaricare la pagina. Non è un dettaglio estetico: è quello che evita che due persone prendano lo stesso slot mentre sono entrambe al telefono.
Le sale, le sedi, i turni
Perché la TECAR sta in una stanza sola e il lunedì non ci siete tutti.
Uno studio con più operatori ha vincoli fisici che il software deve conoscere, altrimenti l'agenda diventa una bugia ordinata.
Stanze
Ogni sala è un'entità con un nome e, se vuoi, l'elenco dei trattamenti che ci si possono fare. Se la TECAR sta solo nella stanza 2, quando prenoti una TECAR il sistema ti propone la stanza 2. Se è occupata, te lo dice prima, non dopo.
Sedi
Se hai due studi, ognuno ha i suoi orari di apertura, le sue sale e i suoi operatori. Il collega che lavora solo il martedì nella seconda sede non compare nell'agenda della prima negli altri giorni.
Turni e assenze
Ogni operatore ha il suo orario settimanale. Le ore fuori turno restano visibili ma ombreggiate: puoi comunque prenotarci sopra se serve, ma sai che stai facendo un'eccezione. Ferie, malattie e permessi si segnano una volta e spariscono dalla disponibilità.
Quando due persone prenotano insieme
Il caso che rompe tutti i gestionali, e come lo gestisce questo.
Scenario reale: tu sei in studio e prendi un appuntamento per giovedì alle 15. Nello stesso identico momento la segretaria, al telefono con un altro paziente, prende anche lei giovedì alle 15 con te. Entrambe le schermate mostravano lo slot libero, perché lo era davvero quando le avete aperte.
Quasi tutti i gestionali controllano la disponibilità prima di salvare. È un controllo che funziona nel 99% dei casi e fallisce esattamente in questo, perché tra il controllo e il salvataggio passano frazioni di secondo in cui l'altro ha già scritto.
In FisioHub il divieto di sovrapposizione non è una regola scritta nell'applicazione: è un vincolo del database. Le due richieste arrivano, il database ne accetta una sola e rifiuta l'altra, e non c'è finestra temporale in cui possano passare entrambe. Chi ha perso vede un messaggio chiaro e sceglie un altro orario.
Lo stesso vale per le sale: due sedute diverse non possono occupare la stessa stanza nella stessa fascia oraria, nemmeno se le prenota la stessa persona per distrazione.
Resta scritto chi ha fatto cosa
La domanda del consulente privacy ha una risposta.
Nel momento in cui più persone accedono alle cartelle cliniche dei pazienti, la responsabilità non è più solo tua in senso generico: devi poter dimostrare chi ha consultato cosa e quando. È il punto su cui un'ispezione o un reclamo si giocano.
FisioHub tiene un registro delle attività su sedici tabelle: chi ha aperto una cartella, chi ha modificato una nota, chi ha cancellato un appuntamento, chi ha scaricato un documento.
Due dettagli che contano
- Il registro è in sola lettura anche per te. Il titolare non può ripulirlo. Un registro modificabile dal titolare non vale niente come prova.
- Registra anche le consultazioni, non solo le modifiche. Sapere che qualcuno ha soltanto guardato una cartella che non gli competeva è spesso l'informazione più utile.
Non è pensato per controllare i collaboratori, ed è bene dirglielo: esiste perché il giorno in cui qualcuno contesta un accesso ai propri dati tu abbia qualcosa di serio da mostrare.
Il lunedì che un collega non c'è
Quaranta appuntamenti da ricollocare, e sono le sette del mattino.
È la giornata che decide se un gestionale multi-operatore serve davvero. Il collega si dà malato, ha l'agenda piena per tutta la settimana, e qualcuno deve decidere cosa fare di ogni singolo paziente.
In FisioHub segni l'assenza e apri la sostituzione: scegli il periodo, scegli su chi riversare gli appuntamenti, e prima di confermare vedi l'anteprima completa di cosa succederebbe. Gli appuntamenti che non entrano nel turno del sostituto o che creerebbero un conflitto di sala sono evidenziati uno per uno, e li gestisci a mano solo quelli.
Quando confermi, ogni operatore coinvolto riceve la notifica delle sedute che gli sono state assegnate. Nessuno scopre alle nove di avere tre pazienti in più guardando il calendario.
Fine mese
Quanto ha prodotto ciascuno, e quanto gli spetta.
Con i collaboratori arriva la parte che nessuno racconta nelle demo: dividere. Quante sedute ha fatto ognuno, quanto ha incassato lo studio grazie a lui, e quanto gli va riconosciuto.
Compensi
Per ogni operatore imposti il compenso per trattamento, fisso o in percentuale. Il calcolo è proporzionale alla durata effettiva, quindi una seduta da novanta minuti non vale come una da trenta. A fine mese il totale è già lì.
Performance
Sedute per operatore, incasso generato, tasso di no-show per persona. Serve a vedere chi ha l'agenda troppo piena e chi troppo vuota, prima che diventi un problema di equilibrio nello studio.
Report che arrivano da soli
Ogni lunedì e a fine mese il riepilogo ti arriva via email, senza che tu debba entrare a cercarlo.
Si paga per operatore,
ma non da subito
I piani multi-operatore includono già un certo numero di persone. Paghi in più solo dalla successiva.
Studio
Per lo studio che lavora in due o tre.
- 2 operatori inclusi
- Ogni operatore in più: 15 €/mese
- Fino a 8 operatori
- Ruoli, permessi, registro attività
- Sale, sedi e turni
Centro
Per il centro strutturato, con più sedi e una segreteria.
- 5 operatori inclusi
- Ogni operatore in più: 12 €/mese
- Fino a 25 operatori
- Tutto quello del piano Studio
- AI clinica inclusa
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Provalo con il tuo studio vero
Trenta giorni, senza carta di credito. Invita un collega il primo giorno: è l'unico modo per capire se questo racconto regge anche con i tuoi pazienti e i tuoi orari.
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